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山东必发科技

RFID档案管理系统解决方案

一、背景介绍

档案室是是集中保管档案、管理档案的基地,是社会各方面利用、保管信息资源中心。确保档案保存的规范、完整和安全,是各级领导和全体工作人员的共同任务。
云计算、物联网及相关技术的发展迅速推动着智慧城市的成熟,智慧城市的发展以其独有的魅力为我们展现一个智能化、科技化的城市。技术的革新催生了智慧的进步,智慧城市将会给当前的档案管理发展带来新的契机和深远影响,转型发展中的档案管理开始走向智慧化管理。

二、核心价值

RFID智能档案管理系统,通过引入物联网的先进技术与理念,规划与构筑一张低功耗的物联传输的骨干网,规划与建设物联网的大数据、云计算及分析平台,以创新的模式实现物联网时代下的档案安全管控工作。通过RFID电子标签,实现档案实体的电子化标识。利用RFID技术的特性,实现档案从形成、归档和利用的全生命周期管理,确保档案安全。
建设基于RFID技术的档案智能管理系统,在实际运行中的意见包括:
1、档案创建时就粘贴一张RFID电子标签,实体的电子化标识;
2、档案归档自动提醒,确保档案在规定期限内移交档案管理机构归档;
3、实现档案出入库的实时监测,避免档案利用时多拿、错拿等问题;
4、实现档案从创建、归档、利用的全流程追溯、可视化管理;
5、借助RFID智能盘点车,实现档案快速盘点、定位与查找。

三、系统组成

3.1系统工作原理图
3.2系统总体架构

四、系统功能

RFID智能档案管理系统软件平台可分为5个小系统,各子系统通过搭配专业的RFID硬件设备运行。系统包括:
♦ 标签转换系统:实现实物档案与RFID档案标签关联;
♦ 馆员工作站系统:实现档案的借阅、归还、查询等功能;
♦ 安全监测系统:实现档案的自动出入库、档案安全监测等功能;
♦ 盘点系统:实现档案的上架、顺架、盘点、查询等功能;
♦ 可视化平台:实现档案状态、设备状态的可视化监控。
4.1标签转换系统
标签转换系统运行在RFID馆员工作站设备上(或称“档案加工设备”),实现档案标签的初始化等工作。系统包括档案标签与层架标签的注册、更换、注销等功能,同时支持档案的查询统计、导入导出等功能。
4.2馆员工作站系统
馆员工作站系统运行在RFID馆员工作站设备上(或称“档案交接仪”),实现档案的档案的归档(或接收)、调档申请、借阅、归还、续借等,同时也包含对档案读者的管理,以及档案的查询统计、借阅查询与统计等功能。
4.3安全监测系统
安全监测系统配合RFID安全门禁设备使用,软件系统可以运行在RFID安全门禁的内嵌显示屏上,也可以通过网络连接到一台PC机上运行。
安全监测系统软件档案出入的实时监测、进出人数的统计、库房温湿度的监测,以以告警日志的查询功能。当档案未办理合法手续时,系统将自动声光报警,并记录报警信息。
4.4智能盘点系统
智能盘点系统运行在RFID智能盘车上,实现档案的顺架、盘点、倒架、查找等工作。在RFID智能档案管理系统中,档案位置管理的最小单位为密集架的一层(或一格),每一层上粘贴一个RFID层架标签,系统为每一层进行顺序编码,RFID层架标签上打印该编码内容,以方便工作人员查看。当档案放到密集架的某一层时,需要将RFID档案标签与RFID层架标签的关联。系统在顺架、盘点、倒架等工作时,需要通过设备自带的RFID手持天线读取RFID层架标签与RFID档案标签,再实现相应的业务处理。
使用RFID手持天线扫描RFID档案标签时,馆员不需要将档案移出或打开,只需要将手持天线靠近档案实物,即可完成标签数据的读取。一层60份档案的扫描可以5秒内完成,读取过程快速、准确。 同时,系统要与密集架系统联动,实现密集架的自动打开、关闭、通风等功能,方便馆员工作。
系统一般通过WIFI无线网络直接与RFID数据库服务器通讯。但当无线网络无法全覆盖时,可使用我司专门开发的“离线工作”模式,即馆员在库房中使用RFID智能盘点车时,不通过网络与RFID数据库服务器通讯,在工作完成后,只需要在设备的TCP/IP接口插入网线,系统自动判断网络状态,并自动上传数据。同时,当RFID数据库数据有更新(如新加工的档案、档案状态有变更等),也将自动下载新数据。
4.5RFID档案查询系统
RFID智能档案管理系统提供通过web浏览器进行档案的查询。检索关键字包括案卷号、归档号、题名等信息。
4.6可视化监控平台
可视化监控平台安装在档案馆的监控室内,在LED大屏上实时展示,以方便馆员实时了解档案状态、库房状态,以及设备运行状态。

五、软件平台

档案标签注册
借阅

六、场景展示